Okto Blogger'S: Tugas Manajemen Umum II

PERENCANAAN

A. Proses Perencanaan

Proses perencanaan dalam suatu bisnis sangat penting sekali, tanpa perencanaan maka dalam suatu organisasi tidak akan mendapatkan tujuan yang ingin dicapai maka dari itu untuk membentuk dan menjalankan suatu organisasi maka kita harus menentukan sebagai berikut :
1. Menentukan tujuan perencanaan.
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan.
3. Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang.
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan.
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya.

TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
Meliputi :

1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai

1. Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek

Ø Perencanaan Jangka Pendek adalah Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang .

Ø Perencanaan Jangka Menengah adalah Perencanaan untuk jangka waktu 1 s/d 2 tahun.

Ø Perencanaan Jangka Panjang adalah Perencanaan untuk Jangka waktu 5 tahun atau lebih.

2. Perencanaan strategi dan operasional

Perencanaan Strategi adalah Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran.
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan.
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran.
4. implementasi perencanaan strategi.
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi.

Tujuan perencanaan strategi adalah mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).

B. Penerapan Tujuan

Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

C. Pembuatan Keputusan

Bagaimana anda mengambil keputusan ?

Sebagian besar dari kita membuat keputusan secara otomatis tanpa menyadari bahwa orang-orang memiliki perilaku yang berbeda-beda dalam mengambil keputusan, yang mereka bawa ke dalam posisi masing-masing dalam sebuah manajemen. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital dari manajemen yang baik karena setiap keputusan yang diambil akan menentukan bagaimana sebuah organisasi dapat menyelesaikan masalahnya , mengerahkan sumberdaya yang dimilikinya, dan mencapai tujuan-tujuannya.

Jenis-jenis keputusan dan masalahnya

Keputusan merupakan pilihan yang dibuat dari alternatif-alternatif yang ada. Dan pengambilan keputusan merupakan proses dalam mengenali masalah-masalah dan peluang-peluang untuk kemudian dipecahkan.Jenis-jenis keputusan ada 2, yaitu :

a) Keputusan Terprogram

Merupakan sebuah keputusan yang diambil untuk menjawab situasi yang sering kali muncul sehingga ketentuan-ketentuan dalam mengambil keputusan dapat dibuat dan diterapkan.

b) Keputusan Tidak Terprogram

Merupakan keputusan yang diambil untuk menjawab situasi yang unit, sulit dikenali dan sangat tidak terstruktur, serta membawa konsekuensi penting bagi organisasi.

Menghadapi Kepastian dan Ketidakpastian

Ketidakpastian adalah bahwa manajer mengetahui tujun mana yang ingin dicapainya, tetapi informasi tentang alternatif-alternatif dan peristiwa dimasa depan tidaklah lengkap. Keputusan terprogram dan tidak terprogram berbeda karena ketidakpastian :

· Kepastian merupakan semua informasi yang diperlukan telah tersedia

· Risiko merupakan keputusan memiliki tujuan yang jelas dan informasi tersedia, tapi hasil dimasa yang akan datang belum pasti.

· Ketidakpastian merupakan informasi tentang alternatif dan peristiwa di masa yang akan datang tidak lengkap.

· Ambigu dan Konflik merupakan tujuan atau masalah tidak jelas dan sulit untuk dipecahkan

· Manajer berusaha untuk memperoleh informasi tentang alternatif keputusan.

Model pengambilan keputusan

Pendekatan-pendekatan yang digunakan seorang manajer untuk mengambil keputusan biasanya berupa salah satu dari 3 jenis ini, yaitu model klasik, model administrative atau model politik.

Model Klasik

Model klasik dalam pengambilan keputusan didasarkan pada asumsi ekonomi rasional dan keyakinan manajer tentang seperti apakah seharusnya keputusan yang ideal itu. Empat asumsi yang menggaris bawahi model ini adalah sebagai berikut :

1. Pembuat keputusan beroperasi untuk mencapai tujuan yang diketahui dan disepakati.

2. Keputusan pembuat berusaha untuk kondisi kepastian. Semua alternatif dihitung.

3. Kriteria untuk mengevaluasi alternatif diketahui.

4. Pembuat keputusan rasional dan menggunakan logika untuk memberikan nilai. Mencoba untuk memaksimalkan tujuan organisasi.

Model Administratif

Model Aministratif merupakan sebuah model dalam pengambilan keputusan yang menggambarkan bagaimana manajer sebenarnya membuat keputusan dalam situasi yang dicirikan dengan keputusan yang tidak terprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas. Model administrative mengenali keterbatasan yang dimiliki manusia dan lingkungan yang mempengaruhi tingkat rasionalitas manajer dalam mengambil keputusan. Model Administratif dalam pengambilan keputusannya terdapat 2 konsep yang dapat berperan dalam pembentukannya yaitu :

· Rasionalitas yang terbatas berarti bahwa manusia memilikki keterbatasan atau batas-batas dalam kemampuannya untuk berpikir rasional.

· Pemuasan berarti bahwa seorang pengambil keputusan memilih alternative solusi pertama yang dapat memuaskan kriteria minimal dalam membuat sebuah keputusan yang baik.

· Intuisi merupakan aspek lain dari pengambilan keputusan dengan model administrative. Intuisi adalah pemahaman yang cepat terhadap situasi genting berdasarkan pengalaman di masa lalu tetapi tanpa pemikiran yang sadar.

Dalam model administrative asumsi-asumsi ini berfokus pada factor-faktor di organisasi yang mempengaruhi pengambilan keputusan yang dilakuan oleh individu. Asumsi tersebut yaitu:

1. Tujuan dari pengambilan keputusan sering kali tidak jelas, bertentangan, dan kurang adanya konsensus di antara para manajer.

2. Prosedur rasional tidak selalu digunakan

3. Pencarian untuk alternatif terbatas karena manusia, informasi dan keterbatasan sumber daya.

4. Sebagian besar manajer akhirnya melakukan pemuasan daripada mencari solusi yang paling baik

Model Politik

Model poltik ini sangat berguna dalam pengambilan keputusan yang tidak terprogram ketika situasi-situasinya tidak jelas, informasinya terbatas, dan adanya konflik antara manajer tentang tujuan yang akan dicapai atau tindakan apa yang akan dilakukan.model politik dimulai dengan empat asumsi dasar, yaitu :

1. Organisasi terdiri dari beragam kepentingan

2. Informasi ambigu dan tidak lengkap

3. Manajer tidak memiliki sumber daya untuk mengidentifikasi semua dimensi masalah

4. Manajer terlibat dalam mendorong dan menarik perdebatan untuk menentukan tujuan dan alternatif

Langah-langkah dalam Mengambil Keputusan

Baik keputusan itu terprogram ataupun tidak terprogram dan baik model yang dipilih manajer itu klasik, administrative ataupun politik, ada 6 (enam) langkah yang biasanya dianggap sebagai proses pengambilan keputusan yang efektif. Langkah-langkah tersebut yaitu :

1. Pengenalan syarat-syarat sebuah keputusan

Dalam memngambil sebuah keputusan seorang manajer harus megerti dahulu apa saja syarat-syarat yang perlu diperhatikan. Syarat-syarat tersebut yaitu dalam bentuk masalah maupun peluang. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian organisasi kurang dari tujuan yang telah ditentukan. Sebuah peluang muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang melebihi tujuan organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan kinerja diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan.

2. Diagnosis dan Analisis Sebab-Akibat

Diagnosis adaah langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer menganalisis fator-faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi yang penting. Manajer sebaiknya menanyakan serangkaian pertanyaan untuk menspesifikasikan sebab-sebab penting, pertanyaan tersebut antara lain :

· Keadaan tidak seimbang seperti apakah yang mempengaruhi kita ?

· Kapankah keadaan ini muncul ?

· Dimanakah keadaan ini muncul ?

· Bagaimanakah keadaan ini muncul ?

· Pada siapakah keadaan ini muncul ?

· Apakah kegentingan-kegentingan dari masalah ini ?

· Apakah hubungan-hubungan dari peristiwa ini ?

· Apakah yang menjadi hasil dari aktifitas ini ?

3. Pengembangan Alternatif

Untuk keputsan yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah dikenali dan bahkan biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur organisasi. Namun keputusan yang tidak terprogram mengharuskan adanya pengembangan tindakan baru yang akan dapat menjawab kebutuhan perusahaan. Bagi keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi dengan ketidak pastian yang tinggi, manajer hanya dapat mengembangkan satu atau dua solusi yang akan bisa menjadi pemuasan dalam mengatasi masalah. Namun penelitian menunjukkan bahwa membatasi alternatif merupakan sebab utama gagalnya pengambilan keputusan di organisasi.

4. Pemilihan Alternatif yang Dikehendaki

Alternatif yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan dan nilai-nilai keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki dengan menggunakan sumber daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi pilihan dengan risiko dan ketidakpastian paling sedikit. Manajer kemudian mencoba untuk mengukur prospek-prospek menuju sukses. Manajer dapat mengandalkan intuisi dan penglaman untuk memperkirakan jika suatu arah tindakan sekiranya akan berhasil.

5. Penerapan Alternatif Terpilih

Tahap penerapan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial, administrative, dan tahap persuasive yang dimiliki seorang manajer akan digunakn untuk menjamin bahwa alternative terpilih akan dijalankan. Kesuksesan alternative terpilih ini akan bergantung pada bisa tidaknya alternative ini diterjemahkan menjadi suatu tindakan

6. Evauasi dan Umpan Balik

Pada tahap evaluasi yang merupakan bagain proses pengambilan keputusan. Para pengambil keputusan akan mendapatkan informasi tentang seberapa baiknya mereka menerapkan keputusan yang telah mereka ambil dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan mereka. Umpan balik adalah hal yang penting karena pengambilan keputusan adalah proses yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir. Umpan balik memberikan informasi pada pengambil keputusan yang nantinya bisa membentuk siklus pengambilan keputusan yang baru.

Gaya Pengambilan Keputusan

Gaya pribadi pengambilan keputusan mengacu pada perbedaan di antara orang-orang yang berhubungan dengan cara mereka mengevaluasi masalah, mengembangkan alternatif-alternatif, dan membuat pilihan. Sebuah penelitian telah menemukan 4 (empat) gaya pengambilan keputusan. Gaya tersebut yaitu :

1. Gaya Direktif

Digunakan oleh orang-orang yang lebih memilih solusi masalah yang sederhana dan jelas. Seseorang yang memilih gaya ini biasanya bersifat efisien dan rasional dan memilih untuk mengandalkan peraturan atau prosedur yang ada dalam mengambil keputusan.

2. Gaya Analisis

Senang mempertimbangkan solusi yang kompleks berdasarkan data sebanyak mungkin yang dapat mereka kumpulkan.

3. Gaya Konseptual

Orang-orang yang cenderung kearah gaya konseptual juga senag memperhatikan sejumlah besar informasi. Mereka juga lebih berorientasi social daripada mereka yang menyukai gaya analisis.

4. Gaya Perilaku

Gaya yang digunakan oleh manajer yang memiliki perhatian mendalam terhadap orang sebagai individu.

Mengapa Manajer Mengambil Keputusan yang Salah ?

Beberapa factor yang menyebabkan seorang manajer membuat keputusan yang salah diantaranya yaitu :

1. Terpengaruh oleh kesan pertama

Ketika sedang memikirkan atau mempertimbangkan sebuah keputusan, pikiran sering kali memberikan bobot yang tidak sesuai dengan informasi pertama yang diterimanya.

2. Membenarkan keputusan-keputusan yang lalu

Banyak manajer yang jatuh ke dalam jebakan dengan membuat pilihan yang membenarkan keputusan-keputusan yang lalu, bahkan jika keputusan tersebut tidak lagi sah.

3. Melihat apa yang akan dilihat

Sangatlah penting bagi manajer untuk jujur pada dirinya sendiri tentang motif yang dimilikinya serta penting juga bagi manajer untuk menguji semua bukti yang ada dengan cara menilai yang setara.

4. Mempertahankan status quo

Manajer mungkin mendasarkan keputusannya pada apa yang telah berhasil dimasa lalu dan gagal mengeksplorisasi pilihan-pilihan baru, menggali informasi tambahan atau menyelidiki teknologi baru.

5. Terpengaruh oleh kerangka masalah

Respons keputusan manajer dapat dipengaruhi oleh sekadar bagaimana masalah itu disampaikan oleh kata-kata.

6. Terlalu percaya diri

Sebagian besar orang memandang terlalu tinggi terhadap kemampuannya dalam memperkirakan hasil yang tidak pasti.

Pengambilan Keputusan Kelompok yang Inovatif

Manajer memang membuat beberapa keputusan sendirian, tetapi para pengambil keputusan sering kali berkelompok. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengambilan keputusan keputusan kelompok yang inovatif yaitu :

a. Mulailah dengan curahan gagasan

Kunci untuk melakukan curahan gagasan yang efektif adalah bahwa setiap orang dapat mengembangkan ide milik rang lain, semua ide dapat diterima meskipun ide tersebut kedengaran gila. Tujuan dari curahan gagasan adalah untuk mengumpulkan ide sebanyak mungkin.

b. Terlibat dalam perdebatan yang sengit

Kunci yang penting dalam membuat keputusan yang lebih baik adalah dengan melakukan perdebatan yang sengit mengenai masalah yang ada. Perdebatan yang sengit dapat dipicu dengan beberapa cara. Salah satu caranya yaitu dengan meyakinkan diri bahwa suatu kelompok itu memiliki perbedaan usia dan jenis kelamin, bidang keahlian, tingkat hirearki dan pengalaman kerja.

c. Hindari Groupthink

Groupthink adalah kecenderungan anggota kelompok untuk tidak mengutarakan opini-opini yang bertentangan. Ketika para anggota kelompok yang jatuh dalam gropthink, hasrat untuk selalu harmonis mengalahkan pertimbangan untuk mendapatkan keputusan yang berkualitas. Anggota kelompok lebih mementingkan menjaga persatuan daripada meragukan permasalahan dan alternative secara realistis.

d. Tahu kapan harus gagal

Dalam lingkungan yang bergerak cepat, manajer yang baik akan berani mengambil risiko dan belajar dari kesalahan, tetapi manajer yang baik juga tidak ragu untuk menghentikan hal yang tidak akan berhasil.